Gestión Documental 



INTRODUCCIÓN

Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (http://www.aiim.org), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación / importación, su gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación, indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

 

Siguiendo esta corriente, en los últimos años estamos viendo que son muchos los documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en papel. Su gestión es primordial para cualquier organización para no sumirse en un problema generado por una falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. Aún, en los tiempos que corren, hay organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental y aunque seguiremos unos años con una gestión mixta de la documentación, papel y electrónico, es necesario tener una buena gestión en papel para que se herede este modelo en la gestión electrónica 


ASPECTOS A CONSIDERAR

Antes de tomar cualquier decisión respecto a la elección de un Sistema de Gestión Documental debemos considerar aspectos estratégicos y métodos de funcionamiento para que el objetivo a lograr sea plenamente satisfactorio.   


DOCUMENTACIÓN A GESTIONAR

El primer paso es determinar cuales son los documentos de nuestra organización que queremos conservar en formato digital. Uno de los errores más habituales es que digitalizamos más documentación de la que realmente necesitamos o estamos obligados a conservar por disposiciones legales, jurídicas o fiscales


HERRAMIENTAS DE CAPTURA

“Un simple escáner puede no ser suficiente”, dependiendo del volumen de documentación a digitalizar puede ser muy laborioso el integrar nuestros documentos en un Sistema de Gestión Documental. Por otro lado, además de la documentación en formato papel, debemos contemplar la integración de otros documentos digitales recibidos desde fuera de nuestra organización o generados desde nuestros propios Sistemas. “Sin herramientas adecuadas se complica cualquier tarea”  

FORMATO DOCUMENTOS DIGITALES

“No es suficiente con digitalizar un documento”, debemos tener en cuenta tres cuestiones: ¿queremos buscar por contenido escrito en los propios documentos?, ¿necesitamos una herramienta que controle cualquier modificación realizada en los propios documentos digitales?, ¿qué resolución gráfica necesitamos realmente para cada una de nuestras imágenes archivadas?. Las respuestas a estas preguntas nos facilitarán tanto una mejor gestión operativa como el no llevarnos sorpresas al ir creciendo de forma no controlada el espacio requerido para alojar nuestros documentos digitales.


SISTEMA DE ARCHIVO

La estructura y organización de un archivo digital no tiene porqué ser diferente a un archivo físico tradicional. Analicemos nuestro método de archivo actual, determinemos cuáles son los errores que hemos cometido y no volvamos a caer en ellos.


METADATOS DE CLASIFICACIÓN Y BÚSQUEDA

Una vez digitalizado nuestro documentos debemos asignarle una serie de metadatos que nos puedan ayudar a clasificarlos y sobre todo a localizarlos. Otro error habitual en esta tarea es asignar demasiados metadatos cuando realmente usamos pocos para clasificar y buscar.

 

MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN

Se agrupan en dos: clasificación manual y clasificación automática. La diferencia entre ambas consiste en que en la opción manual será el propio usuario el que asignará los metadatos y en la opción automática serán otro tipo de herramientas las que realizarán esta tarea (reconocimiento códigos de barras, zonal, marcas, etc.). La elección dependerá en gran medida del volumen de documentación digitalizada, si es poco volumen es interesante evaluar el tiempo que se dedicará a esta tarea para compararlo con el coste necesario para la adquisición de la herramienta de automatización y así determinar si la inversión a realizar nos resulta beneficiosa o no.


INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS

Hay dos formas de archivo documental: archivo histórico o archivo funcional. Estas dos formas pueden convivir juntas dentro de un Sistema de Gestión Documental, la primera es un repositorio final de documentación a la que se accederá de forma puntual para localizar determinada documentación, la segunda forma parte de un proceso en el que los metadatos asociados a nuestros documentos se integrarán con otros Sistemas de Gestión (ERP, CRM, etc) para iniciar, completar o ampliar otros procesos organizativos de nuestra empresa (alta contratos, procesos de aprobación de facturas, partes de incidencias, etc.)

 

  

PUBLICACIÓN Y SEGURIDAD

Se debe analizar si nuestra documentación, o parte de ella, puede ser accesible desde fuera de nuestra propia red informática a través de Internet o si solo es necesaria ser visible dentro de nuestra red informática. Además de esta opción de publicación debemos determinar qué documentos son de aspecto público o internos de la empresa y cuáles de estos últimos deben estar protegidos contra accesos no autorizados a todos los niveles: visualización, impresión, modificación de metadatos o eliminación del documento digital.


DESTRUCCIÓN O ARCHIVO EXTERNO

De la misma forma que en un archivo documental tradicional destruimos el soporte papel o lo almacenamos de forma externa debemos considerar con que periodicidad podemos proceder a eliminar aquellos documentos digitales que ya no sean necesarios o exportarlos en forma de copias de seguridad externas a nuestro Sistema de Gestión Documental vigente. Determinar una buena política de este tipo nos ayuda a equilibrar el dimensionamiento de nuestro espacio físico de almacenamiento (espacio en disco duro).

 

CONCLUSIONES

En definitiva, disponer de un Sistema eficaz de Gestión Documental no es tan solo digitalizar documentos y guardarlos en el disco duro de nuestro equipo. Si ponemos atención y analizamos cada uno de los puntos anteriores podemos conseguir los siguientes beneficios:

 

 

Mayor productividad. Eficacia y eficiencia de nuestros procesos organizativos.

 

Ahorro de costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación.

 

Ahorro de tiempo. En la búsqueda, recuperación de documentos y archivo.

 

Homologación y normalización. En la forma y método de la gestión del archivo documental.

 

Mejora en los procesos. La automatización mejora los tiempos de tramitación y gestión.

 

Seguridad. Accesos autorizados a la documentación según cada tipo de usuario.

 

Reducción del riesgo. Los archivos tradicionales implican riesgos de pérdida, duplicidad o deterioro.

 

Movilidad. El acceso a la documentación no depende de presencia física en un lugar determinado.

 

Preservación a largo plazo. Sin impedimentos físicos a la hora de preservar la documentación

 

Orientación al futuro. Un primer paso hacia lo que se denomina “Oficina sin papeles”.

 


Nuestra amplia experiencia en el mundo de la documentación digital nos pone en condición de asesorar, seleccionar, instalar, definir y mantener un Sistema de Gestión Documental adaptado a sus necesidades reales y con las funcionalidades específicas para el cumplimiento de los objetivos deseados

 


¿EN QUE PODEMOS AYUDARLE?