En los últimos años estamos viendo que son muchos los documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en papel. Su gestión es primordial para cualquier organización para no sumirse en un problema generado por una falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. Aún, en los tiempos que corren, hay organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental y aunque seguiremos unos años con una gestión mixta de la documentación tanto en papel como en formato electrónico, es necesario tener una buena gestión en papel para que se herede este modelo en la gestión electrónica.
Documentación a gestionar
El primer paso es determinar cuales son los documentos de nuestra organización que queremos conservar en formato digital. Uno de los errores más habituales es que digitalizamos más documentación de la que realmente necesitamos o estamos obligados a conservar por disposiciones legales, jurídicas o fiscales.
Herramientas de captura
Dependiendo del volumen de documentación a digitalizar puede ser muy laborioso integrar nuestros documentos en un Sistema de Gestión Documental. Aademás de la documentación en formato papel, debemos contemplar la integración de otros documentos digitales recibidos desde fuera de nuestra organización o generados desde nuestros propios Sistemas. “Sin herramientas adecuadas se complica cualquier tarea” .
Formato documentos digitales
“No es suficiente con digitalizar un documento”, debemos tener en cuenta tres cuestiones: ¿queremos buscar por contenido escrito en los propios documentos?, ¿necesitamos una herramienta que controle cualquier modificación realizada en los propios documentos digitales?, ¿qué resolución gráfica necesitamos realmente para cada una de nuestras imágenes archivadas?
Sistema de archivo
La estructura y organización de un archivo digital no tiene porqué ser diferente a un archivo físico tradicional. Analicemos nuestro método de archivo actual, determinemos cuáles son los errores que hemos cometido y no volvamos a caer en ellos.
Metadatos de clasificación y búsqueda
Una vez digitalizado nuestro documentos debemos asignarle una serie de metadatos que nos puedan ayudar a clasificarlos y sobre todo a localizarlos. Otro error habitual en esta tarea es asignar demasiados metadatos cuando realmente usamos pocos para clasificar y buscar.
Métodos de clasificación
Se agrupan en dos: clasificación manual y clasificación automática. La diferencia entre ambas consiste en que en la opción manual será el propio usuario el que asignará los metadatos y en la opción automática serán otro tipo de herramientas la que realizará esta tarea (reconocimiento códigos de barras, zonal, marcas, etc.).
Integración con otros sistemas
Hay dos formas de archivo documental: archivo histórico o archivo funcional. Estas dos formas pueden convivir juntas dentro de un Sistema de Gestión Documental, la primera es un repositorio final de documentación a la que se accederá de forma puntual para localizar determinada documentación, la segunda forma parte de un proceso en el que los metadatos asociados a nuestros documentos se integrarán con otros Sistemas de Gestión (ERP, CRM, etc) para iniciar, completar o ampliar otros procesos organizativos de nuestra empresa (alta contratos, procesos de aprobación de facturas, partes de incidencias, etc.).
Publicación y seguridad
Se debe analizar si nuestra documentación, o parte de ella, puede ser accesible desde fuera de nuestra propia red informática a través de Internet o si solo es necesaria ser visible dentro de nuestra red informática. Además de esta opción de publicación, debemos determinar qué documentos son de aspecto público o internos de la empresa y cuáles de estos últimos deben estar protegidos contra accesos no autorizados a todos los niveles: visualización, impresión, modificación de metadatos o eliminación del documento digital.
Destrucción o archivo externo
De la misma forma que en un archivo documental tradicional destruimos el soporte papel o lo almacenamos de forma externa debemos considerar con que periodicidad podemos proceder a eliminar aquellos documentos digitales que ya no sean necesarios o exportarlos en forma de copias de seguridad externas a nuestro Sistema de Gestión Documental vigente. Determinar una buena política de este tipo nos ayuda a equilibrar el dimensionamiento de nuestro espacio físico de almacenamiento (espacio en disco duro).
Beneficios
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Mayor productividad. Eficacia y eficiencia de nuestros procesos organizativos.
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Ahorro de costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación.
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Ahorro de tiempo. En la búsqueda, recuperación de documentos y archivo.
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Homologación y normalización. En la forma y método de la gestión del archivo documental.
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Mejora en los procesos. La automatización mejora los tiempos de tramitación y gestión.
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Seguridad. Accesos autorizados a la documentación según cada tipo de usuario.
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Reducción del riesgo. Los archivos tradicionales implican riesgos de pérdida, duplicidad o deterioro.
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Movilidad. El acceso a la documentación no depende de presencia física en un lugar determinado.
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Preservación a largo plazo. Sin impedimentos físicos a la hora de preservar la documentación.
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Orientación al futuro. Un primer paso hacia lo que se denomina “Oficina sin papeles”.
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